Datenschutzerklärung Bewerber / Kandidaten (m/w/d)

Stand der Datenschutzerklärung: 07.02.2025

1. Kontaktdaten Verantwortlicher und Kontaktdaten Datenschutz

Verantwortlicher:
web care LBJ GmbH
Großer Grasbrook 9
20457 Hamburg
Telefon: +49 (0) 40 226 161 60
Fax: +49 (0) 40 226 161 610
E-Mail: info@pflege.de

Kontaktdaten Datenschutz:
PAUL HARTMANN AG
Abteilung DPM/ Datenschutzbeauftragter
Paul-Hartmann-Straße 12
89522 Heidenheim
E-Mail: datenschutz@pflege.de

2. Datenschutzgrundlagen

Personenbezogene Daten sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Daten über Ihren konkreten Werdegang etc., welche mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden kann. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DS-GVO, dem BDSG sowie weiteren anwendbaren Datenschutzvorschriften. Details finden Sie unter nachfolgenden Ausführungen.

2.1 Zwecke im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen (vgl. Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO, Art. 9 Abs. 2 lit. b) DS-GVO, § 26 Abs. 1 und 3 BDSG)

Der vorliegende Datenschutzhinweis erfolgt im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen und zur Abwicklung desselben.

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses werden Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch von Mitarbeitern verschiedener Fachabteilungen im In- und Ausland eingesehen, jedoch nur, soweit dies – wie gesagt – zur Begründung des Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen dient;
Es kann im Einzelfall auch zu einer Verarbeitung von Videoübertragungsdaten von Ihnen im Rahmen eines Videointerviews kommen. Hiervon erfasst sind jedoch keine Videoaufnahmen. Diese werden im Einzelfall nur mit Ihrer Einwilligung angefertigt (vgl. unten Nr. 2.3);
Im Rahmen unseres Bewerbungsprozesses können wir auch Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) einsetzen, um den Prozess zu optimieren und eine objektive sowie effiziente Bewertung Ihrer Bewerbung zu unterstützen. Die eingesetzte KI unterliegt regelmäßigen Kontrollen, um die Korrektheit, Objektivität und Transparenz der Verarbeitung zu gewährleisten. Der Einsatz von KI erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:
1. Automatisierte Analyse und Sortierung von Bewerbungsunterlagen: Unterstützung bei der Vorauswahl durch die automatische Identifikation relevanter Qualifikationen und Fähigkeiten;
2. Matching-Prozesse: Vergleich der Qualifikationen mit den Anforderungen offener Stellen, um geeignete Positionen anzubieten;
3. Unterstützung im Bewerbermanagement: Automatisierung administrativer Prozessschritte wie z. B. Eingangsbestätigungen und Statusaktualisierungen;
4. Vorbereitung von Bewerbungsgesprächen: Analyse von Bewerbungsunterlagen zur Erstellung von Interviewfragen oder zur Hervorhebung relevanter Aspekte einer Bewerbung;
5. Aufnahme und Zusammenfassung von Bewerbungsgesprächen: Effiziente Auswertung von Informationen aus Bewerbungsgesprächen, um die Vergleichbarkeit zu verbessern.

Beim Einsatz von KI achten wir darauf, dass mit Ihren personenbezogenen Daten kein Training der KI stattfindet. Sofern im Einzelfall jedoch ein Training bezweckt ist, werden wir Sie hierüber gesondert informieren und Ihre Einwilligung hierzu einholen.

2.2 Zwecke im Rahmen von berechtigten Interessen von uns oder Dritten (Art. 6 Abs. 1 lif. f DSGVO)

Personenbezogene Daten sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Daten über Ihren konkreten Werdegang etc., welche mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden kann. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, wenn es erforderlich ist, um berechtigte Interessen von uns oder Dritten zu wahren, soweit keine überwiegenden Interessen Ihrerseits (auch Grundrechte und Grundfreiheiten) gegen eine entsprechende Verarbeitung sprechen. Unsere zweckgerichteten Interessen können insbesondere sein:

Interne Verwaltungszwecke;
Statistische Auswertungen zur Unternehmenssteuerung;
Maßnahmen zur Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen;
Maßnahmen zur Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten;
Kenntlichmachung von geworbenen Mitarbeitern zur Ausschüttung von Prämien;
Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse;
Abgleich mit nationalen sowie europäischen und anderen internationalen Sanktionslisten im Rahmen unseres Compliance-Programms zur Bestimmung kritischer Daten (Screening), soweit über die gesetzlichen Verpflichtungen hinausgehend. Der Abgleich hängt maßgeblich vom Betroffenen selbst sowie von den Umständen des Einzelfalles ab, also von der Risikoprognose und der Sicherheitsrelevanz der konkreten Tätigkeit;
Anreicherung unserer Daten, u.a. durch Nutzung oder der Recherche öffentlich zugänglicher Daten soweit erforderlich;
Active Sourcing (Direktansprache von Kandidaten);
Benchmarking (insbesondere Abgleich Einstellungszahlen der Länder sowie jeweilige Einstel-lungsdauer. Das Benchmarking erfolgt anonymisiert);
Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, die nicht unmittelbar dem Vertragsverhältnis zuzuordnen sind;
Gebäude- und Anlagensicherheit, Sicherstellung und Wahrnehmung des Hausrechts durch entsprechende Maßnahmen (z.B. Zutrittskontrollen) wie auch ggf. durch Videoüberwachungen zum Schutz von Dritten und unseren Mitarbeitern sowie zur Verhinderung von Straftaten und zur Sicherung von Beweismitteln zur Aufklärung von Straftaten, soweit über die allgemeinen Sorg-faltspflichten hinausgehend;
Weiterentwicklung bestehender Systeme und Prozesse;
Durchführung von (Mitarbeiter-)Empfehlungsprogrammen, wobei insbesondere auch der Sta-tus des Bewerbungsprozesses für den Empfehlenden einsehbar sein kann;
Interne und externe Untersuchungen, Sicherheitsüberprüfungen;
Erlangung und Aufrechterhaltung von Bescheinigungen privater oder offizieller Art für interne Verwaltungszwecke;
Implementierung und Nutzung eines Hinweisgebersystems;
Möglicher Einsatz von KI zur Optimierung des Bewerbungsprozesses, insbesondere zu folgenden Zwecken (im Übrigen gelten die Ausführungen zur KI oben unter Nr. 2.1 entsprechend):
1. Automatisierte Analyse und Sortierung von Bewerbungsunterlagen: Unterstützung bei der Vorauswahl durch die automatische Identifikation relevanter Qualifikationen und Fähigkeiten;
2. Matching-Prozesse: Vergleich der Qualifikationen mit den Anforderungen offener Stellen, um geeignete Positionen anzubieten;
3. Unterstützung im Bewerbermanagement: Automatisierung administrativer Prozessschritte wie z. B. Eingangsbestätigungen und Statusaktualisierungen;
4. Vorbereitung von Bewerbungsgesprächen: Analyse von Bewerbungsunterlagen zur Erstellung von Interviewfragen oder zur Hervorhebung relevanter Aspekte einer Bewerbung;
5. Aufnahme und Zusammenfassung von Bewerbungsgesprächen: Effiziente Auswertung von Informationen aus Bewerbungsgesprächen, um die Vergleichbarkeit zu verbessern.

2.3 Zwecke im Rahmen Ihrer Einwilligung (u.a. Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO)

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten – jeweils nur auf Basis Ihrer Einwilligung – insbesondere zu folgenden Zwecken:

Im Rahmen einer aktiven Bewerbung zur Begründung des Beschäftigungsverhältnisses, soweit eine Verarbeitung nicht schon auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO, Art. 9 Abs. 2 lit. b) DS-GVO, § 26 Abs. 1 und 3 BDSG gestützt werden kann;
Nachbesetzung wieder frei gewordener Vakanzen, auf die Sie sich ursprünglich beworben haben, sowie für offene Vakanzen inkl. der Aufnahme in einen Talentpool. Im letztgenannten Fall werden wir bei Vorliegen einer entsprechenden offenen Vakanz über die bei uns hinterlegte E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer mit Ihnen Kontakt aufnehmen;
Mitteilungen in Form von „Job-Alerts“. Als Basis für diese Mitteilungen dient Ihre Bewerbung auf eine konkrete offene Vakanz, in deren Zusammenhang Sie auch Ihr Kandidatenprofil erstellt haben. Die konkrete Bezeichnung der offenen Vakanz, auf die Sie sich beworben haben, dient hier-bei als Stichwort. Sie können jederzeit einzelne „Job-Alerts“ hinzufügen oder löschen;
Active Sourcing – Direktansprache, gerichtet an Sie als Kandidaten;
Videoaufnahmen im Zusammenhang mit Videointerviews.

Sie sind zur Erteilung einer Einwilligung nicht verpflichtet und Ihnen entstehen aus der Verweigerung einer Einwilligung keine rechtlichen Nachteile. Eine erteilte Einwilligung können Sie uns gegenüber jederzeit per E-Mail an karriere@pflege.de widerrufen. Grundsätzlich gilt, dass der Widerruf einer Einwilligung erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen und bleiben rechtmäßig.

2.4 Zwecke zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO)

Wie jeder, der sich am Wirtschaftsgeschehen beteiligt, unterliegen auch wir einer Vielzahl von rechtlichen Verpflichtungen. Primär sind dies gesetzliche Anforderungen (z.B. Betriebsverfassungsge-setz, Sozialgesetzbuch, Handels- und Steuergesetze, Abgabenordnung), aber auch ggf. aufsichts-rechtliche oder andere behördliche Vorgaben (z.B. Berufsgenossenschaft). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören ggf. die Identitäts- und Altersprüfung, Betrugs- und Geldwäscheprävention (z.B. Abgleiche mit europäischen und internationalen Antiterrorlisten), das betriebliche Gesund-heitsmanagement und die Gewährleistung der Arbeitssicherheit. Darüber hinaus kann die Offenlegung von personenbezogenen Daten im Rahmen von behördlichen/gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, Strafverfolgung oder der Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche er-forderlich werden.

3. Die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten und deren Herkunft

Soweit es für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen erforderlich ist, verarbeiten wir neben den von Ihnen unmittelbar erhaltenen personenbezogenen Daten zusätzlich ggf. rechtmäßig erhaltene personenbezogene Daten von Dritten (vgl. Art. 14 DS-GVO). Dies können von externen Dienstleistern wie Headhuntern, Berufsnetzwerk-Betreibern oder Betreibern von sozialen Netzwerken (z.B. LinkedIn, Xing, etc.) erhaltene personenbezogene Daten sein.

Relevante personenbezogenen Daten können sein:

Vor- und Nachname, ggf. Geburtsname, Geschlecht, Wohnanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnum-mer, Kontaktdaten, Social-Media-Profil (z.B. LinkedIn), Geburtsdatum, Geburtsort, Nationalität, Religionszugehörigkeit, Familienstand, Tätigkeitsbeschreibung, berufliche Kontaktdaten, Beginn / Ende der Tätigkeit, Bildungsstand (Schule, Studium, Ausbildung etc.) und berufliche Entwicklung, Titel, Aufenthaltserlaubnis / Arbeitserlaubnis sowie deren Gültigkeitsdauer, Daten aus Ausweisdo-kument, Qualifikationen (Führerschein, Ersthelfer, Fremdsprachenkenntnisse etc.), Statusangaben (hauptsächlich Schüler oder Student), Angaben über Zeugnisse und Qualifikationen, Schwerbehinderung (z.B. für Urlaubsanspruch oder Arbeitsplatzbeschreibung), Ehrenamt / aktive Mitgliedschaft in einem Verein (Sport etc.), Angabe über vorherige Beschäftigungsverhältnisse, Fotos, Bankdaten (z.B. für Reisekostenabrechnungen).

4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern Ihrer personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten grds. nur unternehmensintern. Innerhalb unseres Hauses erhalten diejenigen internen Stellen bzw. Organisationseinheiten (wie z.B. Personalabteilung und Fachabteilung) Ihre personenbezogenen Daten, soweit sie diese zur Erfüllung des Zweckes und im Rahmen der Bearbeitung benötigen. Interne Datenempfänger werden jeweils dazu verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten nur im vorgenannten Umfang zu nutzen.

Sofern wir Dritte mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Grundlage eines sog. „Auftragsverarbeitungsvertrages“ beauftragen und uns dadurch u.a. die erforderlichen Einfluss- bzw. Kontrollbefugnisse hinsichtlich der Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten sichern, geschieht dies auf Grundlage des Art. 28 DS-GVO. Wir bleiben gegenüber Ihnen jedoch für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung verantwortlich.

5. Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten, Anonymisierung, Nutzung anonymer Daten

Zunächst weisen wir darauf hin, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht vollständig löschen, sondern auch anonymisieren. Nach Durchführung des Anonymisierungsprozesses ist ein Bezug zu Ihrer Person nicht mehr vorhanden und auch nicht wiederherstellbar. Die Datenschutzvorschriften finden dann keine Anwendung mehr. Die anonymisierten Daten verwenden wir insbesondere zu Auswertungszwecken.

Wir verarbeiten bzw. speichern Ihre personenbezogenen Daten im Grundsatz für die Dauer der Direktansprache im Rahmen des Active Sourcings, für die Dauer des eigentlichen Bewerbungsverfahrens sowie für die Dauer des eigentlichen Bewerbungsverfahrens.

Bewerbungsverfahren

Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit einer konkreten Bewerbung werden spätestens 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens (beginnend insbesondere mit der Absage) anonymisiert. Falls uns Ihre Bewerbungsunterlagen nur in Papierform vorliegen, werden wir sie nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens unverzüglich vernichten.

Ausschluss Anonymisierung, Widerruf

Die vorgenannten Angaben zur Anonymisierung gelten nicht, wenn u.a. gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen einer sofortigen Löschung – hier Anonymisierung – entgegenstehen (vgl. Art. 17 Abs. 3 DS-GVO) und/oder ein weiterer Fall des Art. 17 Abs. 3 DS-GVO vorliegt und/oder ein neuer Zweck die weitere Verarbeitung rechtfertigt.

Wir weisen darauf hin, dass der Widerruf einer von Ihnen erteilten Einwilligung zu den in Ziff. 2.3 genannten Zwecken nur bewirkt, dass die jeweilige Verarbeitung (z.B. Versendung von „Job Alerts“) von uns unterbunden wird. Durch den Widerruf werden daher keine personenbezogenen Daten anonymisiert.

6. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in einem Drittland

Wie verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten grds. nur unternehmensintern. Innerhalb unseres Hauses erhalten diejenigen internen Stellen bzw. Organisationseinheiten (wie z.B. Personalabteilung und Fachabteilung) Ihre personenbezogenen Daten, soweit sie diese zur Erfüllung des Zweckes und im Rahmen der Bearbeitung benötigen. Interne Datenempfänger werden jeweils dazu verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten nur im vorgenannten Umfang zu nutzen.

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten an andere Personen und Unternehmen (Dritte), wie z.B. an Dienstleister, die unsere Recruiting-Services bereitstellen oder uns zumindest bei der Bereitstellung unterstützen, übermitteln oder ihnen sonst Zugriff auf die personenbezogenen Daten gewähren, erfolgt dies nur auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis. Sofern wir Dritte mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Grundlage eines sog. „Auftragsverarbeitungsvertrages“ beauftragen und uns dadurch u.a. die erforderlichen Einfluss- bzw. Kontrollbefugnisse hinsichtlich der Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten sichern, geschieht dies auf Grundlage des Art. 28 DS-GVO. Wir bleiben gegenüber Ihnen jedoch für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung verantwortlich.

Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und Personio.

7. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht, eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gem. Art. 7 Abs. 3 DS-GVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, bleiben daher rechtmäßig.
Gem. Art. 15 DS-GVO können Sie Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.
Gem. Art. 16 DS-GVO können Sie die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
Gem. Art. 17 DS-GVO können Sie nach den dort genannten Voraussetzungen die Löschung (hier Anonymisierung) Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, sofern nicht gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen der unverzüglichen Löschung (hier Anonymisierung) entgegenstehen (vgl. Art. 17 Abs. 3 DS-GVO) und/oder ein weiterer Fall des Art. 17 Abs. 3 DS-GVO vorliegt und/oder ein neuer Zweck eine weitere Verarbeitung rechtfertigt.
Gem. Art. 18 Abs. 1 DS-GVO können Sie die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen, wenn eine oder mehrere Voraussetzungen gem. Art. 18 Abs. 1 DS-GVO lit. a bis d vorliegen.
Gem. Art. 20 Abs. 1 DS-GVO können Sie die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten sowie diese personenbezogenen Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns übermitteln.
Ferner können Sie nach Art. 21 Abs. 1 DS-GVO gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einlegen. Im Falle eines Widerspruchs werden wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beenden. Das Widerspruchsrecht gilt jedoch nur bei Vorliegen besonderer Umstände, die sich aus Ihrer persönlichen Situation ergeben. Außerdem können zwingende schutzwürdige Gründe, die für die Verarbeitung sprechen, überwiegen. Zudem können bestimmte Verarbeitungszwecke Ihrem Widerspruchsrecht entgegenstehen.
Gem. Art. 21 Abs. 2 DS-GVO haben Sie das Recht gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke der Direktwerbung jederzeit ohne weitere Voraussetzungen Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet (vgl. Art. 21 Abs. 3 DS-GVO).
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs haben Sie zudem das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (vgl. Art. 77 DS-GVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. In diesem Zusammenhang bitten wir Sie jedoch, eine mögliche Beschwerde zunächst an die oben unter Nr. 1 angegebenen Kontaktdaten zu richten.

8. Umfang Ihrer Pflichten, uns Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen

Sie brauchen nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind (z.B. zum Nachweis gegenüber Behörden). Ohne diese personenbezogenen Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Bewerbungsprozess durchzuführen. Sofern wir darüber hinaus personenbezogene Daten von Ihnen erbitten, werden Sie über die Freiwilligkeit der Angaben gesondert informiert.

9. Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung im Einzelfall (einschließlich Profiling)

Wir setzen keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gem. Art. 22 DS-GVO ein. Insbesondere wird KI ausschließlich zur Unterstützung und Vorbereitung eingesetzt, während die endgültigen Entscheidungen stets von Menschen getroffen werden. Sofern wir zukünftig jedoch in Einzelfällen au-tomatisierte Entscheidungsverfahren einsetzen sollten, werden wir Sie hierüber gesondert informie-ren, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist.