Datenschutzerklärung Bewerber

Stand der Datenschutzerklärung: 26.09.2023

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Verantwortlichen des Online Bewerbungsverfahrens

1. Allgemeines

Wir stellen Ihnen diese Datenschutzerklärung, welche sich ausschließlich auf die im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten bezieht, zur Verfügung, um Sie darüber zu informieren, wie wir mit Ihren im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten bei uns umgehen.

2. Verantwortlicher, Kontaktdaten Datenschutz

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Verantwortlicher:
web care LBJ GmbH
Großer Grasbrook 9
20457 Hamburg
Telefon: +49 (0) 40 226 161 60
Fax: +49 (0) 40 226 161 610
E-Mail: info@pflege.de

Kontaktdaten Datenschutz:
PAUL HARTMANN AG
Datenschutzbeauftragter
Paul-Hartmann-Straße 12
89522 Heidenheim
E-Mail: datenschutz@pflege.de

Haben Sie allgemeine Fragen oder Anmerkungen zu dieser Datenschutzerklärung oder konkrete Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten? Gerne werden wir Ihnen diese beantworten.

3. Personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses

Personenbezogene Daten sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Daten über Ihren konkreten Werdegang etc., welche mit
vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden kann. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DS-GVO, dem BDSG sowie weiteren anwendbaren Datenschutzvorschriften. Details finden Sie unter nachfolgenden Ausführungen.

4. Grundlagen und Zwecke zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren

4. 1 Zwecke im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen (vgl. Art. Abs. 1 lit. b DS-GVO, Art. 9 Abs. 2 lit. b DS-GVO, § 26 Abs. 1 und 3 BDSG)

Der vorliegende Datenschutzhinweis erfolgt im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen und zur Abwicklung desselben. Im Rahmen des Bewerbungsprozesses werden Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch von Mitarbeitern verschiedener Fachabteilungen im Inland eingesehen, soweit dies – wie gesagt – zur Begründung des Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen dient.

 

4. 2 Zwecke im Rahmen von berechtigten Interessen von uns oder Dritten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO)

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, wenn es erforderlich ist, um berechtigte Interessen von uns oder Dritten zu wahren, soweit keine überwiegenden Interessen Ihrerseits (auch Grundrechte und Grundfreiheiten) gegen eine entsprechende Verarbeitung sprechen. Unsere zweckgerichteten Interessen können insbesondere sein:

  • Interne Verwaltungszwecke;
  • Statistische Auswertungen zur Unternehmenssteuerung;
  • Maßnahmen zur Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen;
  • Maßnahmen zur Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten;
  • Kenntlichmachung von geworbenen Mitarbeitern zur Ausschüttung von Prämien;
  • Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse;
  • Anreicherung unserer Daten, u.a. durch Nutzung oder der Recherche öffentlich zugänglicher Daten soweit erforderlich;
  • Active Sourcing (Direktansprache von Kandidaten);
  • Benchmarking (insbesondere Abgleich Einstellungszahlen der Ländern sowie jeweilige Einstellungsdauer. Das Benchmarking erfolgt anonymisiert);
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, die nicht unmittelbar dem Vertragsverhältnis zuzuordnen sind;
  • Weiterentwicklung bestehender Systeme und Prozesse;
  • Interne und externe Untersuchungen, Sicherheitsüberprüfungen;
  • Erlangung und Aufrechterhaltung von Bescheinigungen privater oder offizieller Art für interne Verwaltungszwecke.

 

4. 3 Zwecke im Rahmen Ihrer Einwilligung (u. a. Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO)

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten – jeweils nur auf Basis Ihrer Einwilligung – insbesondere zu folgenden Zwecken:

  • Im Rahmen einer aktiven Bewerbung zur Begründung des Beschäftigungsverhältnisses, soweit eine Verarbeitung nicht schon auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO, Art. 9 Abs. 2 lit. b) DS-GVO, § 26 Abs. 1 und 3 BDSG gestützt werden kann;
  • Nachbesetzung wieder frei gewordener Vakanzen, auf die Sie sich ursprünglich beworben haben, sowie für offene Vakanzen inkl. der Aufnahme in einen Talentpool. Im letztgenannten Fall werden wir bei Vorliegen einer entsprechenden offenen Vakanz über die bei uns hinterlegte E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer mit Ihnen Kontakt aufnehmen;
  • Active Sourcing – Direktansprache, gerichtet an Sie als Kandidaten.

Sie sind zur Erteilung einer Einwilligung nicht verpflichtet und Ihnen entstehen aus der Verweigerung einer Einwilligung keine rechtlichen Nachteile. Eine erteilte Einwilligung können Sie uns gegenüber jederzeit per E-Mail an karriere@pflege.de widerrufen. Grundsätzlich gilt, dass der Widerruf einer Einwilligung erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen und bleiben rechtmäßig.

 

4. 4 Zwecke zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (Art.6 Abs. 1 lit. c DS-GVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO)

Wie jeder, der sich am Wirtschaftsgeschehen beteiligt, unterliegen auch wir einer Vielzahl von rechtlichen Verpflichtungen. Primär sind dies gesetzliche Anforderungen (z.B. Betriebsverfassungsgesetz, Sozialgesetzbuch, Handels- und Steuergesetze, Abgabenordnung), aber auch ggf. aufsichtsrechtliche oder andere behördliche Vorgaben (z.B. Berufsgenossenschaft). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören ggf. die Identitäts- und Altersprüfung, Betrugs- und Geldwäscheprävention, das betriebliche Gesundheitsmanagement und die Gewährleistung der Arbeitssicherheit. Darüber hinaus kann die Offenlegung von personenbezogenen Daten im Rahmen von behördlichen/gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, Strafverfolgung oder der Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich werden.

 

4. 5 Die von uns verarbeiteten Daten und deren Herkunft

Sollten Sie sich bei uns auf elektronischem Wege, also per E-Mail oder über unser Webformular bewerben, dann erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

Mit dem Absenden einer Bewerbung auf unserer Recruiting-Seite bekunden Sie Ihr Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen. Sie übermitteln uns in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zwecke Ihrer Stellensuche / Bewerbung nutzen und speichern.

Des Weiteren können personenbezogene Daten auch von externen Dienstleistern wie z. B. Headhuntern, Berufsnetzwerk-Betreibern oder Betreibern von sozialen Netzwerken (z.B. LinkedIn, Xing, etc.) übermittelt werden.Insbesondere werden dabei die folgenden Daten erhoben:

  • Name (Vor- sowie Nachname)
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer
  • Social-Media-Profil (z. B. LinkedIn) – (optional)
  • Kanal, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, aussagekräftige Dokumente wie ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Zeugnisse hochzuladen. Darin befinden sich ggf. weitere personenbezogene Daten wie Geburtsdatum, Adresse, Geschlecht, Wohnanschrift, Geburtsdatum/-ort, Nationalität, Religionszugehörigkeit, Familienstand, Tätigkeitsbeschreibung, berufliche Kontaktdaten, Beginn / Ende der Tätigkeit, Bildungsstand (Schule, Studium, Ausbildung etc.) und berufliche Entwicklung, Titel, Aufenthaltserlaubnis / Arbeitserlaubnis sowie deren Gültigkeitsdauer, Daten aus Ausweisdokument, Qualifikationen (Führerschein, Ersthelfer, Fremdsprachenkenntnisse etc.), Statusangaben (hauptsächlich Schüler oder Student), Angaben über Zeugnisse und Qualifikationen, Schwerbehinderung (z.B. für Urlaubsanspruch oder Arbeitsplatzbeschreibung), Ehrenamt / aktive Mitgliedschaft in einem Verein (Sport etc.), Angabe über vorherige Beschäftigungsverhältnisse, Fotos, Bankdaten (z.B. für Reisekostenabrechnungen).

 

4. 6 Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Auf Ihre Daten haben nur autorisierte Mitarbeitende aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeitende Zugriff.

Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich ausschließlich für den Zweck, der Besetzung der vakanten Stelle, für die Sie sich beworben haben.

Ihre Daten werden über einen Zeitraum von 160 Tagen über die Beendigung des Bewerbungsverfahrens hinaus gespeichert. Dies erfolgt in der Regel zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen bzw. der Abwehr von etwaigen Ansprüchen aus gesetzlichen Vorschriften. Anschließend sind wir verpflichtet, Ihre Daten zu löschen bzw. zu anonymisieren. In diesem Falle stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.).

Darüber hinaus behalten wir uns vor, Ihre Daten zur Aufnahme in unseren „Talent Pool“ für 6 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens zu speichern, um etwaige weitere interessante Stellen für Sie zu identifizieren. Dies gilt beispielsweise auch für Bewerbung auf einen Ausbildungs- oder Praktikumsplatz. Durch Akzeptieren der Datenschutzerklärung willigen Sie in die etwaige weitergehende Speicherung Ihrer Daten und die Aufnahme in unseren „Talent Pool“ ein.

Sofern Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung bei uns erhalten und dieses annehmen, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer des Angestelltenverhältnisses.

5. Weitergabe der Daten an Dritte

Wie verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten grds. nur unternehmensintern. Innerhalb unseres Hauses erhalten diejenigen internen Stellen bzw. Organisationseinheiten (wie z.B. Personalabteilung und Fachabteilung) Ihre personenbezogenen Daten, soweit sie diese zur Erfüllung des Zweckes und im Rahmen der Bearbeitung benötigen. Interne Datenempfänger werden jeweils dazu verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten nur im vorgenannten Umfang zu nutzen.

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten an andere Personen und Unternehmen (Dritte), wie z.B. an Dienstleister, die unsere Recruiting-Services bereitstellen oder uns zumindest bei der Bereitstellung unterstützen, übermitteln oder ihnen sonst Zugriff auf die personenbezogenen Daten gewähren, erfolgt dies nur auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis. Sofern wir Dritte mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Grundlage eines sog. „Auftragsverarbeitungsvertrages“ beauftragen und uns dadurch u.a. die erforderlichen Einfluss- bzw. Kontrollbefugnisse hinsichtlich der Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten sichern, geschieht dies auf Grundlage des Art. 28 DS-GVO. Wir bleiben gegenüber Ihnen jedoch für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung verantwortlich.

Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und Personio.

6. Betroffenenrechte

Sofern durch uns als verantwortliche Stelle personenbezogenen Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte gemäß Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art.15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung oder Vervollständigung (Art.16 DS-GVO), Recht auf Löschung (hier Anonymisierung), sofern nicht gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen der unverzüglichen Löschung (hier Anonymisierung) entgegenstehen (vgl. Art. 17 III DS-GVO) und/oder ein weiterer Fall des Art. 17 III DS-GVO vorliegt und/oder ein neuer Zweck eine weitere Verarbeitung rechtfertig, Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 I lit. a – d DS-GVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 I DS-GVO) und Recht auf Widerspruch (Art. 21 I DSGVO). Im Falle eines Widerspruchs werden wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beenden. Das Widerspruchsrecht gilt jedoch nur bei Vorliegen besonderer Umstände, die sich aus Ihrer persönlichen Situation ergeben. Außerdem können zwingende schutzwürdige Gründe, die für die Verarbeitung sprechen, überwiegen. Zudem können bestimmte Verarbeitungszwecke Ihrem Widerspruchsrecht entgegenstehen. Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DS-GVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Sie haben das Recht gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke der Direktwerbung jederzeit ohne weitere Voraussetzungen Widerspruch einzulegen (Art. 21 II DS-GVO). Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet (vgl. Art. 21 III DS-GVO). Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs haben Sie zudem das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (vgl. Art. 77 DS-GVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. In diesem Zusammenhang bitten wir Sie jedoch, eine mögliche Beschwerde zunächst an die oben unter Nr. 2 angegebenen Kontaktdaten zu richten.

7. Abschließende Bestimmungen

Sie brauchen nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind (z.B. zum Nachweis gegenüber Behörden). Ohne diese personenbezogenen Daten wer-den wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Bewerbungsprozess durchzuführen. Sofern wir darüber hinaus personenbezogene Daten von Ihnen erbitten, werden Sie über die Freiwilligkeit der Angaben gesondert informiert.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnliches abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder einer erneuten Bewerbung gilt folglich die aktuelle Version der Bewerber-Datenschutzerklärung.

Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung können Sie auf https://www.pflege.de/datenschutz/ unsere allgemeine Datenschutzerklärung einsehen.

8. Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung im Einzelfall (einschließlich Profiling)

Wir setzen keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gem. Art. 22 DS-GVO ein. Sofern wir ein solches Verfahren zukünftig in Einzelfällen doch einsetzen sollten, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.